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Funcionária da Vale sorrindo em paisagem verde. Ela veste uniforme verde da vale, oculos, capacete e protetores auriculares Artefato visual de onda Vale
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    Fotógrafo: Arquivo Vale
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    Como emitir e enviar minha nota fiscal para a Vale

    Para iniciar o processo de pagamento, os fornecedores devem ficar atentos a algumas orientações sobre a emissão e o envio de notas fiscais.

    Contamos com ferramentas e sistemas que facilitam o negócio conosco, como o Vale Supply Portal e o Portal do Fornecedor Vale (e-Marketplace na plataforma Nimbi) e reforçam o nosso compromisso em construir relacionamentos fortes com nossos fornecedores.
    Foto de placeholder Foto de placeholder

    Fotógrafo: Ricardo Teles

    Confira abaixo as orientações referentes a cada tipo de nota fiscal

    Notas fiscais eletrônicas de materiais, notas fiscais eletrônicas de serviços e notas fiscais manuais de serviços.

    Em caso de dúvidas, o fornecedor deve entrar em contato com o gestor de seu contrato.

    Orientações para notas fiscais

    A entrega de materiais na Vale só pode ser feita após a validação das notas. Para evitar que o material seja recusado, confira abaixo algumas orientações:
    Ao receber o pedido de compras, verifique se todas as informações estão corretas (CNPJ do emissor e do destinatário, NCM, origem do material, valor, unidade de medida e impostos).
    Após a conferência, a nota fiscal pode ser emitida. O número e as linhas do pedido devem ser preenchidos nos campos adequados do XML: o número do pedido deve constar na tag “<xPed>” e o número do item na tag “<nItemPed>”.
    A Nota fiscal (NF) emitida deve ser enviada para o email: nfe@vale.com.
    Acesse o Portal do Fornecedor Vale (e-Marketplace na plataforma Nimbi) para verificar o status da análise da nota fiscal. Quando o status da NFe constar como "Validado", significa que o material já pode ser coletado/entregue. Caso o status seja "Com divergência" ou "Rejeitado", é possível verificar o detalhamento do erro ao clicar no campo "Comentários".

    Se houver dúvida sobre a explicação, acesse o Vale Supply Portal e solicite no aplicativo “Meus Chamados” a abertura de um chamado para a ação “Regularizar XML com divergência”. Para notas fiscais de insumos e SPS, a entrega dos materiais não está condicionada ao status da NFe no Portal do Fornecedor Vale (e-Marketplace na plataforma Nimbi).
    A entrega de todas as notas fiscais de materiais deve ser feita no Posto Avançado (portaria), que irá fazer o cadastro e gerar o passaporte de entrada. Esse passaporte é o protocolo de confirmação de entrega da nota para cadastro e agendamento de pagamento. Nas localidades onde não há Posto Avançado, o envio da nota fiscal deve ser feito pelo funcionário Vale responsável pelo material.
    O status da nota fiscal pode ser consultado no Vale Supply Portal, no aplicativo ‘Minhas Notas Fiscais’.

    Caso o status da mesma esteja com status de “Nota fiscal com pagamento programado”, o fornecedor deverá aguardar o pagamento da mesma conforme previsão de pagamento informado.

    Caso a data de vencimento esteja expirada, o fornecedor pode acessar o Vale Supply Portal e informar na assistente virtual “Atraso de Pagamento” ou abrir o chamado por meio do aplicativo “Meus Chamados”.
    Para mais informações, o fornecedor deverá acessar o Vale Supply Portal e abrir um chamado no aplicativo “Meus chamados” (tipo: Retenção Indevida).
    As notas fiscais de serviços eletrônicas e documentos de cobrança deverão ser enviados para a Vale por meio da ferramenta  Vale Procurement Global Services.
    O fornecedor deverá aguardar o recebimento do e-mail com o Relatório de Faturamento (RF), que é o documento que autoriza o faturamento dos serviços e contém as orientações para emissão da nota fiscal.

    A nota fiscal deverá estar em total conformidade com as informações contidas no RF, inclusive com as retenções de impostos, dados de faturamento (tomador do serviço) e dados do fornecedor (prestador de serviço).

    Caso haja qualquer divergência, o gestor do contrato deverá ser acionado para as devidas correções.

    Deverá ser emitida uma nota fiscal para cada RF.
    A NF deve incluir obrigatoriamente: o número do pedido, da FRS (Folha de Registro de Serviço) e do RF.

    A NF não deve mencionar o período de medição dos serviços. Exemplo: período de medição de 20.01.2016 a 21.02.2016 ou prestação de serviços relativa ao mês xx/xx.

    Deve-se destacar nos campos específicos da NF as informações como INSS, redução da base de cálculo, retenções federais (PIS, COFINS, CSLL, IR), domicílio fiscal (município da prestação de serviços), código da lei complementar 116 e código do serviço do município. Quando não houver campo específico para tais informações, deve-se destacá-las em informações adicionais ou observações.

    Deve-se obedecer ao ciclo de emissão e envio das NFs, conforme o contrato assinado - de 1 a 10 do mês subsequente a prestação do serviço - e enviar pelo portal até o dia 15 do mês.
    Para enviar a nota fiscal, é necessário preencher um formulário no Vale Procurement Global Services. Cada formulário deverá conter apenas uma NF e os seguintes anexos:

    I. O arquivo XML (obrigatório quando houver na prefeitura) e o arquivo PDF correspondente à NF. É necessário preencher os campos valores (base de cálculo, tributos e alíquotas) utilizando apenas números com os separadores de milhar "." e com virgula "," para separador de decimais. Exemplo: 1.000,00.

    II.O arquivo do RF em formato PDF (caso não possua o RF, solicite ao gestor do contrato). Caso seja um processo de Solicitação de Pagamento de Serviços (SPS), não existirá RF e o número do pedido deve ser informado.

    Os prestadores de serviços que emitem notas fiscais eletrônicas da prefeitura de São Paulo contam com uma ferramenta que converte os arquivos com extensão CSV para o formato XML, que é exigido para envio desse tipo de nota. Essa ferramenta está disponível no Vale Procurement Global Services > Service Center. Clique aqui e veja o passo a passo de como fazer.

    Deve-se incluir toda a documentação acessória: DAPS, RANFS, PSENE, Declaração da dedução do INSS, Declaração do optante pelo Simples Nacional, Decisão Judicial e Declaração de Desoneração do INSS.

    É necessário encaminhar a documentação nos casos de redução da base de cálculo do ISS, quando houver exigência da prefeitura.

    Notas fiscais avulsas deverão ser inseridas no portal pelo formulário específico: NFS não eletrônica Sedex/Avulsa (quando houver FRS) ou NFS não eletrônica SPOT Sedex/Avulsa (sem FRS).

    Uma vez enviada, a nota fiscal eletrônica só poderá ser cancelada com a anuência da Gerência de Recebimento Fiscal de Serviços.  Para solicitar o cancelamento de cadastro da NFS-e, deve-se acessar o formulário “Cancelamento do Fluxo de Cadastro de NFS” através do Vale Procurement Global Services > Service Center > Recebimento de Notas Fiscais Serviços.

    Caso haja alguma inconsistência e a NF seja impossibilitada de ser registrada, ela deve ser cancelada e reemitida de forma correta no mês corrente do envio.

    Os valores de tributos federais (IR, PIS, COFINS, CSLL) retidos a mais ou indevidamente não poderão ser devolvidos pela Vale. O fornecedor deverá fazer a devida compensação posteriormente.
    O envio de notas fiscais de serviços emitidas manualmente deve ser feito por meio de um chamado, disponível na ferramenta  Vale Procurement Global Services.
    Confira o passo a passo de como o fornecedor deve abrir esse chamado:

    1. Deve salvar o arquivo com a nota fiscal de serviço não eletrônica digitalizada no formato PDF.

    2. Deve acessar a ferramenta Vale Procurement Global Services, clicar na aplicação “Service Center” e depois em “Recebimento de Notas Fiscais”.

    3. Deve fazer o upload do arquivo no chamado e aguardar a aprovação.

    4. Depois da aprovação do chamado, deve postar nos Correios usando os dados da caixa postal abaixo:


    Vale S.A

    Torre Oscar Niemeyer

    Praia de Botafogo, 186 – Térreo – Botafogo

    CEP: 22250-145 – Rio de Janeiro – RJ

    Em caso de dúvidas, procure o gestor do seu contrato.

    Entenda o que são despesas reembolsáveis e em que casos se aplicam

    São consideradas despesas reembolsáveis as verbas que não forem diretamente relacionadas à atividade econômica do prestador, ou seja, aquilo que não for classificado como custo do serviço. Nos contratos de prestação de serviços, as despesas só podem ser reembolsadas se o fornecedor tiver tido gastos que, pela sua natureza, sejam de responsabilidade da Vale e se houver exigência de pagamento de despesas reembolsáveis no contrato.

    Fotógrafo:

    E como fazer a cobrança dessas despesas?

    As despesas reembolsáveis deverão ser faturadas pelos fornecedores através da Nota de Débito que deve obrigatoriamente especificar o motivo do reembolso

    Fotógrafo:

    É um ambiente que centraliza as aplicações de Suprimentos da Vale e onde os fornecedores podem contar com a ajuda da Val, nossa assistente virtual, para dúvidas e abertura de chamados de Tratamento de Divergência. ​

    Para mais informações sobre o Vale Supply Portal, clique aqui.
    É um espaço virtual para comercialização de produtos e serviços que faz a interface entre a Vale e seus fornecedores, aumentando a integração dos processos de compras, que vão desde a cotação até o pagamento.

    O portal é dividido por módulos que suportam os processos de compras: Negocia (cotação); Compra (pedido de compra); Transporta (logística); Paga (medição e pagamento); e IDF (Índice de Desempenho do Fornecedor).

    Este ambiente concentra as aplicações de Envio de Notas Fiscais de Serviços e Documentos de Cobrança (Service Center) e Cadastro e Certificação (Midas).​

    O tutorial de utilização esta disponível na própria ferramenta.
     

    Envio de Notas Fiscais de Serviços (Service Center) Cadastro e Certificação (Midas)

    O preenchimento de informações e o envio das notas fiscais eletrônicas de serviços são feitos por essa aplicação.

    Atenção: as notas fiscais de materiais continuam sendo recebidas pelo e-mail nfe@vale.com.

    Cadastro e certificação de fornecedores para que estejam aptos a transacionar com compradores ou gestores de contratos.

    A aplicação só fica acessível após o envio do convite ao fornecedor, que já deve ter aderido ao Portal do Fornecedor Vale (e-Marketplace na plataforma Nimbi).
    No CRCT, os fornecedores inserem os documentos e cadastram os prestadores de serviço que atuam nas dependências da Vale. Com isso, o Núcleo de Análise de Contratos com Terceiros (NACT) da Vale realiza uma avaliação mensal do cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias das contratadas e subcontratadas que prestam serviços para a Vale. Em caso de dúvidas, os fornecedores devem entrar em contato pelo telefone 0800 8253 000, de segunda à sexta-feira, das 8h às 18

    O Sistema de Gestão de Contratos abrange todo o ciclo de vida do contrato: administração do contrato, mobilização de terceiros, mobilização de equipamentos e veículos, relatório diário de obra, controle de SPS.

    Essa ferramenta permite que os fornecedores agendem as entregas em nossos armazéns com data e hora marcada. Isso reduz significativamente o tempo de espera na portaria. Uma vez feito o agendamento, os fornecedores conseguem saber a hora de chegada e de saída. O índice de cumprimento de horário de descarga é superior a 80%. A ferramenta atende todas as operações da Vale que possuem armazéns de Suprimentos.


    Acesse aqui a ferramenta
    de agendamento de entregas

     

    Baixe aqui o Manual
    sobre como navegar na ferramenta

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